Štandardne náhradné hodiny fungujú na princípe uvoľneného miesta. To znamená, že ak sa v už vytvorenom termíne v inej skupine ako tej kam, je klient prihlásený uvoľní miesto, klient sa na toto miesto môže prihlásiť na náhradnú hodinu.
Sú ale typy kurzov, pri ktorých je takéto využívanie náhradných hodín nepraktické. Ide primárne o individuálnu výučbu. Ako príklad môžeme uviesť klavír, alebo psychologické poradenstvo. V týchto prípadoch, je dôležité mať možnosť nahradiť si odhlásenú hodinu s konkrétnym lektorom v závislosti od jeho dostupnosti.
Preto sme do nastavení náhradných hodín pridali možnosť vytvárania takzvaných vlastných náhradných hodín.
Ak je táto možnosť zapnutá, okrem štandardných, môže klient požiadať aj o vlastný termín náhradnej hodiny.
Ako to funguje z pohľadu klienta?
Klient si odhlási termín ako obvykle. Pri voľbe Vybrať náhradný termín sa mu pod zoznamom štandardných náhradných hodín (zoznam sa zobrazí iba ak nejaké dostupné sú) zobrazí formulár, v ktorom môže upresniť svoju požiadavku:
Môže si vybrať deň (minimálne plus tri dni od dnešného dátumu), ďalej si môže vybrať orientačný alebo presný čas.
Následne je potrebné overiť dostupnosť termínu:
Na základe aktuálnej dostupnosti lektora sa vyhodnotí, či je lektor v tomto čase dostupný alebo nie. Požiadavku je možné odoslať iba v prípade, ak lektor dostupný je.
Po potvrdení požiadavky sa v dochádzke zobrazí informácia o vyžiadanom termíne:
Požiadavku na náhradnú hodinu môže klient zrušiť ak si ju medzičasom rozmyslí.
Po potvrdení požiadavky lektorom, klient dostane emailovú notifikáciu buď o jej schválení alebo neschválení.
Ako to funguje z pohľadu lektora?
Po vytvorení požiadavky je lektor upozornený emailovou notifikáciou.
V dochádzke na detaile registrácie alebo aj v rámci kalendárového pohľadu sa takéto požiadavky zobrazujú nasledovne:
Lektor teda stále môže vybrať aj štandardnú náhradnú hodinu, no predpokladá sa, že sa k požiadavke zákazníka vyjadrí.
Pri vybavovaní požiadavky lektor vidí sumarizáciu skupiny o ktorú ide:
Zároveň vidí aktuálny kalendár lektora na pre zvolené časové obdobie:
Šrafovaná plocha zobrazuje časové okno v ktorom klient preferuje náhradnú hodinu. Zelená plocha zobrazuje časové okno kedy sa reálne hodina uskutoční.
Lektor môže upraviť požadovaný čas aj dátum podľa svojich potrieb
Následne lektor požiadavku schváli alebo zamietne.
V prípade jej schválenia klient obdrží notifikáciu a požadovaný termín sa automaticky vytvorí a zároveň naň je klient prihlásený.
V prípade zamietnutia požiadavky je potrebné aby lektor zamietnutie zdôvodnil a toto zdôvodnenie príde automaticky klientovi ako notifikácia.
Náhradné termíny sa vytvárajú v rámci skupiny, do ktorej je klient prihlásený a sú aj zvýraznené:
Nastavenia
Pre zapnutie vlastných náhradných hodín sú dostupné tri nové nastavenia vo vlastnostiach kurzu:
Povolenie vlastných náhradných hodín
Zapína alebo vypína funkcionalitu vlastných náhradných hodín v takom režime, ako bol doteraz popisovaný.
Automatické schvaľovanie vlastných náhradných hodín
V prípade ak chcete lektorov odbremeniť od vybavovania požiadaviek, môžete povoliť automatické schvaľovanie náhradných hodín. Upozorňujeme, že na správne a korektné fungovanie je dôležité aby lektori mali vyplnenú svoju dostupnosť. Inak sa môže stať, že prídu požiadavky na náhradné hodiny v časoch, kedy to lektorom nevyhovuje.
Kombinácia štandardných a vlastných hodín
Za normálnych okolností by sa bez dodatočných nastavení zobrazovali klientom aj štandardné náhradné hodiny. Ak si toto neželáte a chcete umožniť klientom iba vlastné náhradné hodiny, je potrebné nastaviť vlastnosti kreditov takto:
To znamená, že klientom sa nebudú zobrazovať v ponuke náhradné hodiny mimo jeho skupiny.
Ako fungujú prípadné zmeny?
Ak je potrebné aby sa zákazník z hodiny odhlásil, môže tak urobiť ako obvykle. Je možné zároveň hodinu preplánovať – presunúť na iný termín, toto ale vie urobiť iba lektor. Klient o takúto zmenu požiadať nevie.